○笠間市情報公開事務取扱規程
平成18年9月29日
訓令第81号
(趣旨)
第1条 笠間市情報公開条例(平成18年笠間市条例第246号。以下「条例」という。)に規定する公文書の公開についての事務(以下「公文書公開事務」という。)の取扱いは、別に定めがある場合を除き、この訓令の定めるところにより行うものとする。
(公文書公開事務の窓口)
第2条 公文書の公開に係る相談及び案内並びに公文書の公開の請求(以下「公開請求」という。)受付は、総務部総務課(以下「総務課」という。)が行うものとする。
(公文書公開事務)
第3条 公文書の公開に係る相談及び案内については、次の各号によるものとする。
(1) 公文書公開制度の相談等
総務課においては、公文書の公開に係る相談に応じるとともに、公開請求をしようとする者に対しては、その内容が公文書の公開に係るものであるかどうかを判断し、公開請求をすることができない場合は、情報の提供等、適切な対応を行うものとする。
(2) 他の制度等の案内
条例第2条第2号ただし書により公文書から除外され、公開請求の対象とならない場合については、その旨を説明するとともに、閲覧することができる場所等を案内するものとする。
(3) 各課等の対応
各課等に、直接、公文書の公開請求に係る問合せ等があった場合は、各課等において公開請求に係る公文書の有無の確認あるいは特定をしたうえで、総務課において公開請求を受付ける旨を説明するものとする。ただし、各課等で従前から提供していた情報や直ちに提供することが可能な情報については、公開請求によらず各課等で積極的に提供するものとする。
2 公開請求の受付については、次の各号によるものとする。
(1) 公文書の特定
ア 公開請求に係る公文書の特定については、条例第4条第2項に規定する公文書の目録等公文書の検索に必要な資料を用いるほか、当該公文書に係る事務を所管している課(以下「主管課」という。)の職員の立会いを求めるなど、主管課と充分に連絡をとることにより行うものとする。
イ 公開請求に係る公文書が存在しない場合は不存在による「非公開決定」を行い、公文書が特定できない場合は、当該公開請求を却下することとなるので、請求者にその旨を説明するとともに、当該公開請求の趣旨に沿った情報の提供等、適切な対応を行うものとする。
(2) 公文書公開請求書(笠間市情報公開条例施行規則(平成18年笠間市規則第172号。以下「規則」という。)に定める様式第1号)の提出
ア 公文書1件につき1枚の公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の提出を受けて、公開請求を受付けるものとする。ただし、複数の公文書であっても、同一人から、同一の主管課が保有するものに公開請求があった場合は、「公開請求に係る公文書の名称又は内容」欄に記載できる範囲で、1枚の請求書により受付けるものとする。
イ 代理人の公開請求の場合は、代理人であることを証明する書類(委任状等)が添付されていることを確認するものとする。
(3) 請求書の記入事項の確認
ア 請求者について
(イ) 住所については、請求者が法人その他の団体である場合は、主たる事務所又は事業所(本社、本店、本部等)所在地が、正確に記入してあること。
(ウ) 氏名については、請求者が個人である場合は当該個人の氏名が、法人その他の団体である場合は当該法人その他の団体の名称及び代表者の氏名が記入してあること。
(エ) 電話番号については、請求者が個人である場合は、本人に確実かつ迅速に連絡ができる番号(自宅、勤務先、携帯番号等)が、請求者が法人その他の団体である場合は、担当者に確実かつ迅速に連絡ができる番号及び担当者名が記入してあること。
(オ) 押印は、必要としないものであること。
イ 「公開請求に係る公文書の名称又は内容」欄について
公開請求に係る公文書を特定するために重要であるので、公文書を検索することができる程度に具体的に記入してあること。
ウ 「公開の実施方法」欄について
請求者が希望する方法の□にレ印が記入してあること。
(4) 請求書の補正について
ア 提出を受けた請求書の記入に不備がある場合は、速やかに請求者にその箇所の補正を求めるものとする。なお、補正を求めた日から当該補正が完了した日までの日数は条例第12条第1項の規定により決定期間に算入しない。
イ 請求者に対し、相当の期間を定めて当該請求書の補正を求めたにもかかわらず補正に応じないとき又は請求者に連絡がつかないときは、公開請求を却下するものとする。
(5) 窓口による公開請求の受付
提出を受けた請求書の記入に不備がない場合は、公開請求を受付け、請求書各葉に受付印を押し、副本1通を請求者に交付するとともに、次の事項について説明するものとする。
イ ただし、正当な理由があるときは、当該決定をする期間(以下「決定期間」という。)更に45日を限度として延長することがあり、このときはその旨並びに延長する理由及び期間を公文書公開諾否決定期間延長通知書(規則様式第5号)により通知すること。
ウ また、公開請求に係る公文書が著しく大量であるため、受付日から起算して60日以内にそのすべてについて公開決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある場合には、受付日から起算して60日以内に相当の部分について公開決定等をし、残りの公文書については相当の期間内に公開決定等することがあり、このときは、15日以内に公文書公開諾否決定期間特例延長通知書(規則第6号様式)により通知すること。
エ 公文書の公開の場所は、原則として、主管課で行うものとする。
(6) 郵送又はファックス又は電子メールによる公開請求の受付
郵送又はファックス又は電子メールによる公開請求を受付けた場合においては、次のとおり取り扱うものとする。
ア 確認等の結果、請求書の記入に不備がない場合は、受領した日を受付日として、請求書各葉に受付印を押し、副本1通を請求者に送付する。
イ 請求書の記入に不備がある場合は、受領した日を受付日とするが、速やかに請求者と連絡を取り、補正を行うものとする。なお、当該補正が完了するまでの期間は決定期間から除くものとする。
(7) 請求書の送付
公開請求を受付けたときは、請求書の副本1通を総務課で保管し、正本を主管課に送付するものとする。
(8) 決定期間の起算日
決定期間の起算日は、受付日とする。
3 公開決定等については、次の各号による。
(1) 非公開情報に該当するかどうかの検討
主管課は、公開請求に係る公文書を特定したうえ、当該公文書に記録されている情報が条例第8条各号に規定する非公開情報に該当するかどうかについて、次のことを参考にして検討する。
ア 関係する課等及び総務課との協議
イ 公開請求に係る公文書に第三者に関する情報(以下「第三者情報」という。)が記録されており、当該第三者からの意見書の提出があった場合におけるその意見
(2) 公文書の公開決定等
ア 主管課は、前号に定める検討後、笠間市事務決裁規程(平成18年笠間市訓令第6号)に規定する公文書の公開に関して決定し得る権限を有するもの(以下「決定者」という。)の決定により、公開決定等をするものとする。この場合、総務課に合議するものとする。
イ 決定書案の添付書類
(ア) 請求書(規則様式第1号)
(イ) 決定通知書(規則様式第2、3、4、5、6号)の案
(ウ) 当該公開請求に係る公文書の写し(電磁的記録の場合は、当該電磁的記録を用紙に出力したもの。ただし、用紙に出力できない場合はその概要を記載したもの。)
(エ) 第三者に関する情報について、意見を照会した場合における第三者から提出をうけた意見書(規則様式第9号)
(オ) その他公開決定等にあたって参考とした資料
(3) 決定通知書の記載事項
ア 「公開請求に係る公文書の名称又は内容」欄については、特定した公文書の名称を正確に記載するものとする。
イ 「公開の実施方法」欄について
公文書の写しの交付、電磁的記録を用紙に出力したものの写しの交付、光ディスクに複写したものの交付、ビデオテープを専用機器により再生したものの視聴など、当該公開請求について、どのような方法により公開するかを具体的に記載する。
ウ 「公開の日時及び場所」欄について
(ア) 公開の日時については、事前に請求者と連絡を取り調整した日時を記載する。
(イ) 公開の場所については、原則として「主管課」と記載する。なお、公文書の写しの交付を郵送又は電子メールにより行う場合は、それぞれ「郵送」、「電子メール」と記載する。
エ 「公開しない部分の概要及び理由」欄(規則様式第3号)について
非公開情報に該当する部分及び条例第8条のうち該当する号をすべて記載する。また、各号別に具体的な理由を記載する。なお、記載できない場合は、別紙に記載するものとする。
オ 「公開しない理由」欄(規則様式第4号)について
条例第8条のうち該当する号をすべて記載する。また、各号別に具体的な理由を記載する。なお、記載できない場合は、別紙に記載するものとする。
カ 公開請求を拒否する場合の理由については、次の2つの理由を記載するものとする。
(ア) 公開請求に係る公文書の存否を明らかにすることが、非公開情報を公開することと同じことになる理由
(イ) 仮に当該公文書が存在した場合に適用することとなる非公開情報の条項
キ 公開請求に係る公文書を保有していない理由については、当該公文書をそもそも作成又は取得しておらず、実際に存在しない場合、又は当該公文書は存在したが、保存年限が経過したため廃棄した場合など、保有していない理由(事実、実情、経過等を含む。)を具体的に記載するものとする。
ク 「公開しない理由が消滅する期日」(規則様式第3、4号)欄について当該公文書を公開することができる時期を記載するものとする。ただし、公開することができる時期が到来した場合において、請求者が公開を希望する場合は、別途公開請求をしなければならないことを教示するものとする。
ケ 「主管課」欄について
当該公文書を管理している部署の名称及び電話番号を記載するものとする。
コ 「教示」について
決定は、行政処分であるため、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づき、審査請求ができる旨の教示を記載する。
(4) 公文書公開の日時の調整
主管課は、公文書の公開をしようとする場合は、その日時について、事前に請求者と連絡を取り調整するものとする。なお、写し等を交付する場合は、その作成に要する費用の額も併せて通知するものとする。
(5) 決定通知書の送付
主管課は、公開決定等をした場合は、決定通知書(規則様式第2、3、4号)を請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(6) 決定期間の延長
ア 条例第12条第4項の規定による延長
主管課は、決定期間を受付日から起算して60日を限度として延長する場合は、公文書公開諾否決定期間延長通知書(規則様式第5号)を、請求者に15日以内に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(ア) 「決定期間を延長する理由」欄について
条例第12条第1項の期間内に公開決定等をすることができないことに正当な理由を具体的に記載するものとする。
(イ) 「決定期間を延長する期間」欄について
受付日から起算して60日を限度として、延長した日数を記載するものとする。
イ 条例第12条第5項の規定による延長
(ア) 「60日以内に公開請求のすべてについて諾否の決定を行うことができない理由」欄について
対象公文書が著しく大量であるため、60日以内に当該公文書のすべてについて公開決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生じるおそれがある理由を具体的に記載するものとする。
(イ) 「当該公文書の相当の部分について諾否決定を行う期限」欄について
受付日から起算して、60日以内の日付を記載するものとする。
(ウ) 「決定期間を延長した後の諾否決定を行う期限」欄について
(イ)を除く他の残りの部分について公開決定等ができることが可能な期限を記載するものとする。
4 公開請求の却下
(1) 公開請求が条例に規定する要件を満たさず、請求者が補正に応じない等の理由により、当該請求が適法でない場合は、主管課は、決定者の決定により、当該請求を却下するものとする。この場合は、総務課に合議するものとする。
(2) 主管課は、請求を却下した場合は、その旨を書面で請求者に通知するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(3) 公文書公開請求却下通知書の記載事項
ア 「公開請求に記載された公文書の名称又は内容」欄について
請求書に記載された内容をそのまま記載するものとする。
イ 「請求を却下した理由」欄について
請求を却下した理由を記載するものとする。なお、請求された公文書が請求の対象とならない公文書である理由とは、条例第2条第2号ただし書に該当する場合、条例第16条に該当する場合及び附則第2項の規定によりこの条例の適用を受けない場合をいう。
5 公文書の公開の実施
(1) 公文書の公開方法
ア 文書又は図画の閲覧
文書又は図画については、その原本を閲覧に供するものとする。マイクロフィルムについては、リーダープリンタによりプリントアウトしたものを閲覧に供するものとする。ただし、次に掲げる文書は、原則として主管課が作成した当該文書の写しを閲覧に供するものとする。
(ア) 閲覧に供することにより原本が破損するおそれがある文書
(イ) 台帳類等常時執務の用に供する文書で、事務の遂行に支障が生じると認められるもの
(ウ) 部分公開をする文書で、非公開情報とそれ以外の情報が同一ページ又は同一綴りに記録されているもの
(エ) その他原本が閲覧に供することができないと認められるもの
イ 文書又は図画の写しの交付
文書又は写しの交付については、次のとおり取り扱うものとする。
(ア) 文書の写しは、原則として主管課が作成するものとする。
(イ) 原本と等大の用紙を使用し、当該文書をとじられた順に従い、庁内に設置してある電子複写機により1枚ずつ複写する。両面に記録されている場合は両面複写とする。ただし、原本の大きさがA3版を超える場合及び原本が彩色されている場合は、請求者の求めに応じ、庁内に設置しているカラー電子複写機により複写し、又は複製業者に委託する等の方法を採ることができるものとする。
(ウ) 非公開部分については、当該部分を黒く塗り潰すものとする。請求対象外部分については、当該部分を黒枠で囲み枠内は空白とする。
(エ) マイクロフィルムについては、リーダープリンタによりプリントアウトしたものを交付するものとする。
ウ 録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ又はビデオディスク(以下「録音テープ等」という。)の聴取、視聴又は複写したものの交付の方法
(ア) 録音テープ等の聴取又は視聴は、再生機器の通常の方法で行うものとする。
(イ) 録音テープ等に非公開情報が含まれる場合で、当該部分を容易に分離できるときは、当該部分を消去することとする。
(ウ) 録音テープ等の複写は、原則として、主管課で行う。
エ 録音テープ等以外の電磁的記録の公開の方法
(ア) 用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付
a 録音テープ等以外の電磁的記録を部分公開する場合は、用紙に出力したものの閲覧又は写しの交付により公開を行うものとする。
b 用紙に出力することによる電磁的記録の閲覧又は写しの交付は、文書又は図画の場合と同様の方法で行うものとする。
c 画面のハードコピー(画面に表示されている状態をそのまま用紙に出力したものをいう。)による写しの作成は行わない。
d 用紙に出力したものの写しは、原則として主管課が作成するものとする。
(イ) 光ディスクに複写したものの交付
a 1枚の光ディスクに収まらない量の電磁的記録を複写して交付する場合は、複数枚に分割して複写するものとする。
b 光ディスクへの複写は、原則として、主管課で行うものとする。
(2) 公文書の公開の実施
ア 日時及び場所
公文書の公開は、決定通知書で指定した日時及び場所において行うものとする。
イ 決定通知書の提示
公文書の公開をする際は、請求者に対して決定通知書の提示を求めるものとする。
ウ 主管課の職員の説明
公開をするにあたっては、主管課の職員が公開する公文書の説明(非公開情報が存在する場合は具体的に非公開情報に該当している旨の説明)を行う。
エ 費用の納入
a 公文書の写し(複写を含む)を交付する際は、その作成に要する費用を規則別表のとおり徴収するものとする。
b 費用に係る経理(納入通知書の作成及び収入の調定)は、原則として主管課の職員が行うこととする。
c 費用は、笠間市指定金融機関に納入するものとする。
オ 公文書の写し等の交付を郵送により行う場合は、主管課は、写しの作成に要する費用及び当該写し等の郵送に要する費用(切手の額面)を事前に請求者に納入通知書を送付する。当該納付書による納付が確認されたとき、主管課は、請求者に当該公文書の写し等を郵送する。
(3) 指定日以外の公文書の公開の実施
請求者が、決定通知書で指定した日時に来なかった場合は、主管課は、改めて請求者と連絡を取り調整した日時において、公文書の公開をするものとする。この場合は、その旨を総務課に連絡するとともに、新たに決定通知書を交付しないものとする。
(平20訓令16・平28訓令19・一部改正)
(第三者保護に関する手続)
第4条 主管課は、公開請求に係る公文書に第三者情報が記録されている場合は、公開決定等をする前に、当該第三者の権利利益を保護するとともに、慎重かつ公平な決定を期すため、当該第三者に意見書を提出する機会を与えることができるものとする。
2 意見書提出の機会の付与の方法
(2) 任意的照会を行う場合は、主管課で必要性を判断し、照会を行うものとする。なお、1件の公文書に多数の第三者情報が記録されている場合は、必要と認める範囲で行うものとする。
(3) 主管課は、条例第14条に規定する第三者情報を公開するときは、必ず当該第三者に対し照会を行い、これに対する意見を書面により求めるものとする。
(4) 意見の回答は、1週間以内に回答するよう依頼するものとする。
3 反対意見書の取扱い
当該第三者から、公文書の公開に反対する旨を記した意見書が提出された場合において公開決定をするときは、次のとおり取り扱うものとする。
(1) 反対意見書を提出した第三者に対し、公文書の公開決定についての通知書(規則様式第10号)により通知するものとする。
(2) 公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも14日間を置くものとする。
(3) 公開決定に対し審査請求ができることを教示するものとする。
(4) 反対意見書を提出しなかった第三者については、公開に関する決定通知を行う義務はないが、口頭を含め、同様の処置を行うものとする。
(平28訓令19・一部改正)
(審査請求の取扱い)
第5条 審査請求書の受付は、次のとおりとする。
(1) 公開請求に対する処分について、行政不服審査法第2条に基づく審査請求があった場合は、総務課で受付け、主管課に送付するものとする。
(2) 審査請求書は、行政不服審査法に規定する事項を記載しなければならない。
2 主管課は、総務課から審査請求書の送付を受けた場合は、当該審査請求について、適法であるかを確認するとともに、関係する課等及び総務課との協議を参考に検討するものとする。
3 主管課は、前項に規定する検討によって審査請求に係る請求を認容する場合(当該公開決定等について反対意見書が提出されているときを除く。)を除き、審査会に諮問するものとする。
(1) 審査会への諮問は、総務課を経由して行うものとする。
(2) 主管課は、諮問を行った場合は、速やかに審査請求人及び参加者、請求者(請求者が審査請求人及び参加者である場合を除く。)並びに反対意見書を提出した第三者に対し、審査会に対して諮問を行った旨を情報公開等審査会諮問通知書(規則第12号様式)により通知しなければならない。
4 審査会からの答申は、次のとおり取り扱うものとする。
(1) 主管課は、審査会からの答申があったときは、その答申を尊重して、速やかに審査請求に対する裁決について、裁決の手続を行うものとする。
(2) 主管課は、審査請求に対する裁決を行った場合は、裁決書を審査請求人及び参加人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
5 第三者に関する情報が記録されている公文書について、当該第三者の意思に反して公開する旨の裁決をするときは、次のとおり取り扱うものとする。
(1) 当該第三者に対し、公文書の公開決定についての通知書(規則様式第10号)により通知するものとする。
(2) 公開決定の日と公開を実施する日との間に少なくとも14日間を置くものとする。
(平28訓令19・令3訓令1・一部改正)
(任意的公開)
第6条 条例附則第2項の規定により、この条例が適用されない公文書の公開については、任意的に公開すること(以下「任意的公開」という。)とし、この取扱いは、次のとおりとする。
(1) 請求者が、本条に規定する公文書の公開を請求するときは、公文書公開申出書(様式第1号)を提出するものとする。
(3) 任意的公開に係る事務処理は、この訓令に規定する公開請求に関する手続に準ずる。
2 主管課は、任意的公開の申出があったときは、当該申出は、条例で保障された公文書の公開を請求する権利の行使ではないので、公開を申し出た者に対し、行政不服審査法による審査請求及び行政事件訴訟法(昭和37年法律第139号)による訴えの提起はできない旨を説明するものとする。
(平28訓令19・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この訓令は、平成18年10月1日から施行する。
(旧規程の廃止)
2 笠間市情報公開事務取扱規程(平成18年笠間市訓令第12号。以下「旧規程」という。)は、廃止する。
(経過措置)
3 この訓令の施行日前に、旧規程により事務処理が継続中のものは旧規程によるものとする。
附則(平成20年訓令第16号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成28年訓令第19号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第1号)
この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
