○笠間市個人情報保護法事務取扱規程
令和5年3月31日
訓令第3号
笠間市個人情報保護事務取扱規程(平成18年笠間市訓令第13号)の全部を改正する。
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「令」という。)、笠間市個人情報保護法施行細則(令和5年笠間市規則第11号。以下「細則」という。)及び笠間市個人情報の保護に関する文書の様式を定める規則(令和5年笠間市規則第12号。以下「規則」という。)の規定に基づく個人情報の取扱い並びに個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に係る事務(以下「個人情報の保護に係る事務」という。)の処理に関し必要な事項を定めるものとする。
(事務の分掌)
第2条 個人情報の保護に係る事務の分掌は、おおむね次のとおりとする。
(1) 総務部総務課(以下「総務課」という。)の事務
ア 個人情報の保護に係る事務の指導及び助言に関すること。
イ 個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求(以下「開示等の請求」という。)に係る一般的な相談及び案内に関すること。
ウ 個人情報の開示等の請求に係る個人情報を取り扱う課等(以下「主管課」という。)との連絡及び調整に関すること。
エ 個人情報の開示等の請求をしようとする者が、当該請求に係る個人情報の本人若しくはその法定代理人又は本人の委任による代理人であることの確認に関すること。
オ 個人情報の開示等の請求に係る受付、受理及び請求書の主管課への送付に関すること。
カ 個人情報の開示の実施場所の提供に関すること。
キ 開示の請求に係る個人情報の写しの作成に要する費用の徴収に関すること。
ク 笠間市情報公開等審査会(以下「審査会」という。)の庶務に関すること。
ケ 個人情報の開示等の請求に対する決定に係る審査請求(以下「審査請求」という。)の受付、受理及び審査請求書の主管課への送付に関すること。
コ 個人情報の取扱いに係る苦情の申出の受付に関すること。
サ 個人情報を検索するための資料の整備及びその閲覧に関すること。
シ 運用状況の公表に関すること。
(2) 主管課の事務
ア 個人情報ファイル簿の作成に関すること。
イ 個人情報目的外利用申請書の作成に関すること。
ウ 個人情報外部提供協議書の作成に関すること。
エ 個人情報の開示等の請求に係る相談に関すること。
オ 個人情報の開示等の請求に係る個人情報の検索に関すること。
カ 総務課から送付された個人情報の開示等の請求書の受領に関すること。
キ 個人情報の訂正の請求に係る個人情報の内容の正誤の確認に関すること。
ク 個人情報の利用停止の請求に係る個人情報の取扱い及び収集に関する事実関係の調査に関すること。
ケ 第三者からの意見の聴取に関すること。
コ 個人情報の開示の請求に係る個人情報を開示する旨又は開示しない旨の決定(以下「開示、非開示の決定」という。)及びその通知に関すること。
サ 個人情報の開示等の請求に対する決定期間の延長及びその通知に関すること。
シ 個人情報の開示の決定に係る個人情報の写しの作成及び交付に関すること。
ス 個人情報の訂正及び利用停止の請求に対する諾否の決定並びにその実施及び通知に関すること。
セ 総務課から送付された審査請求書の受領に関すること。
ソ 審査会に対する諮問に関すること。
タ 審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。
(個人情報保護事務の窓口)
第3条 個人情報ファイル簿の届出及び個人情報の開示等の請求の受付その他個人情報保護に係る事務を取り扱う窓口は、総務課とする。
(個人情報ファイルの登録・公表)
第4条 主管課において、1,000人以上の個人情報ファイルを作成する場合は、個人情報ファイル簿に登録し、総務課がそれを公表するものとする。
(目的外利用の手続)
第5条 法第69条第2項の規定により、個人情報の目的外利用を行おうとする課(以下「利用課」という。)は、個人情報目的外利用申請書(様式第1号)を作成し、当該個人情報の主管課の長の承認を受けなければならない。
2 利用課は、前項の規定による目的外利用の承認を受けるに当たっては、総務課との協議を経なければならない。
(外部提供の手続)
第6条 主管課は、法第69条第2項の規定により、個人情報の外部提供を行おうとするときは、個人情報外部提供協議書(様式第2号)を作成し、あらかじめ総務課との協議を経なければならない。
2 主管課は、個人情報の外部提供を行うときは、あらかじめ提供先における個人情報の管理体制の安全確認を行う等、当該個人情報の保護を図るために必要な措置を講ずるものとする。
(委託に伴う措置)
第8条 主管課は、個人情報の取扱いを伴う事務事業を委託する場合は、それぞれの委託に伴う事務事業の実態に応じて、適切な契約を受託者と取り交わすものとする。
(個人情報の開示等の請求に係る相談、案内)
第9条 総務課の個人情報保護事務を担当する職員(以下「担当職員」という。)は、個人情報の開示等の請求をしようとする者から相談を受けたときは、その趣旨、内容等を十分に聴取し、開示等の請求として対応すべきものかどうか確認するものとする。
2 担当職員は、前項の場合において必要に応じ、主管課及び関係課の職員に対して、当該個人情報の開示等の請求をしようとする者との直接の対応を求めることができるものとする。
3 担当職員は、開示等の請求をしようとする個人情報が、法第88条に該当する場合には、その旨を説明するとともに主管課へ案内するなど、適切に対応するものとする。
2 前項に定める請求の受付場所は、総務課とする。
(本人確認等)
第11条 担当職員は、請求書の受付に際しては請求書を提出した者(以下「請求者」という。)が、法第76条及び第90条に掲げる請求をすることができる者(以下「請求権者」という。)に該当する者であることについて、令第22条に定める書類等の提示又は提出を求めることにより確認するものとする。
(個人情報の特定等)
第12条 担当職員は、開示等の請求に係る個人情報について、請求者からその趣旨、内容等を十分聴取するとともに、個人情報取扱事務届出書、個人情報目的外利用申請書及び個人情報外部提供協議書並びに目録を用いるほか、主管課との電話連絡又は主管課の職員が総務課に出向いて確認するなどの方法により迅速かつ的確な情報の特定に努め、次の事項について確認するものとする。
(1) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報が存在していること。
(2) 個人情報の開示等の請求に係る個人情報が法の適用を受けるものであること。
(請求書の記載事項等の確認)
第13条 総務課長は、提出された請求書の記載事項の確認について次のとおり行うものとし、記載内容に不十分な箇所があるときは、請求者に、その補正の指導をするものとする。
(1) 「請求日」については、請求者が総務課に請求書を提出した年月日が記載してあること。
(2) 「あて先」については、当該請求のあった個人情報を管理する実施機関の名称が記載してあること。
(3) 請求者の「住所、氏名及び電話番号」については、次のとおりであること。
イ 電話番号については、請求者に確実かつ迅速に連絡できる電話番号が記載してあること。
(4) 「開示を請求する保有個人情報」の欄については、請求のあった個人情報を特定するために重要であるので、件名又は内容が個人情報を検索することができる程度に、具体的に記入してあること。
(5) 開示請求の場合にあっては、「求める開示の実施方法等」の区分の欄において、閲覧又は写しの交付のいずれか、請求者の希望する方法の□にレ印が付けてあること。
(7) 訂正及び利用停止の請求の場合の「請求の趣旨又は理由」の欄については、具体的な請求の内容や該当する部分又はその理由について記載してあること。
2 担当職員は、訂正及び利用停止の請求の場合にあっては、当該請求に係る個人情報について、法第76条の規定による開示を受けていることが必要であるので当該請求者に開示請求に係る決定通知書の提示を求める等の方法により、既に開示を受けていることを確認するものとする。なお、開示を受けていない場合は、担当職員は、当該個人情報の開示を受ける必要があることを請求者に説明するものとする。
(請求書の受理)
第14条 担当職員は、請求書を受理したときは、当該請求書の写し及び注意事項を記載した説明書(様式第3号)を請求者に交付するとともに、次に掲げる事項を請求者に説明するものとする。
(1) 開示、非開示の決定は、請求書を受理した日から起算して30日以内に行うが、やむを得ない理由により30日を超えるときは、その理由を書面により通知すること。
(2) 開示をする旨の決定(請求に係る個人情報の一部を開示する旨の決定を含む。以下同じ。)の場合における、その日時及び場所は主管課が事前に請求者と連絡、調整の上通知すること。また、開示しない旨の決定(請求に係る個人情報の一部を開示する旨の決定を含む。)の場合における、その理由は書面により通知すること。
(3) 開示をする旨の決定の場合における、個人情報の写しの作成に要する費用は、開示を受けようとする者の負担となること。
(4) 訂正又は利用停止の請求に対する決定は、請求書を受理した日から起算して30日以内に行うが、やむを得ない理由により30日を超えるときは、その理由を書面により通知すること。
(5) 訂正又は利用停止の請求を承諾する旨の決定(当該請求の一部を承諾する旨の決定を含む。以下同じ。)の場合における、その実施日又は請求を拒否する旨の決定(当該請求の一部を拒否する旨の決定を含む。)の場合における、その理由は書面により通知すること。
(6) 前各号に定めるもののほか、必要な事項
(受理した請求書の取扱い)
第15条 担当職員は、前条の規定により請求書を受理したときは、請求書の写しを総務課で保管するとともに、速やかに原本を主管課に送付するものとする。
2 主管課が請求書を受領した場合における、当該請求に係る決定期間の起算日は、総務課において請求書を受理した日とする。
(開示請求を受け付けた後の事務手続)
第16条 主管課は、担当職員から請求書を送付されたときは、当該請求書を受理し、笠間市文書事務規程(平成18年笠間市訓令第7号。以下「文書事務規程」という。)に定める手続に従い処理するものとする。
2 主管課は、開示請求に係る個人情報の内容に、法第78条各号のいずれかに該当する個人情報が含まれているかどうかについて調査するものとする。この場合において、非開示になる場合とは、法第78条各号のいずれかに該当する場合のほか、開示請求があった個人情報が存在しない場合をいう。
3 主管課は、前項の場合において当該個人情報が明らかに開示できるものであるときを除き、総務課及び関係課と協議するものとする。
4 主管課は、開示請求に係る個人情報に、第三者に関する情報が記録されているときは、慎重かつ公正な決定を行うため、法第86条の規定により必要に応じ当該第三者から意見を聴取する等、必要な調査を行うものとする。ただし、開示請求に係る個人情報に含まれる第三者に関する情報が、法第78条各号のいずれかに該当すること又は該当しないことが明らかであるときは、この限りでない。
(1) 請求者以外の個人に関する情報が含まれる場合 開示をした場合の当該個人の正当な権利利益を侵害するおそれの有無及びその内容
(2) 法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体に関する情報又は事業を営む個人に関する情報が含まれる場合 開示をした場合の当該法人その他の団体又は個人の競争上の不利益の有無及びその内容
(3) 国又は他の公共団体に関する情報が含まれる場合 開示をした場合の協力関係又は信頼関係への影響の有無、審議、検討、調査、研究等への支障の有無及び事務事業の公正若しくは円滑な実施の困難性の有無
2 主管課は、第三者情報について調査を行い、当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示の決定をした場合は、次に掲げる事項を記載した、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書(規則様式第13号)により、当該第三者に対し速やかに通知するものとする。
(1) 開示請求に係る保有個人情報の名称等
(2) 開示することとした理由
(3) 開示決定をした日
(4) 開示を実施する日
(5) その他必要な事項
3 前2項に関する書面については、それぞれ写しを総務課に送付するものとする。
(開示、非開示の決定の事務手続)
第19条 開示、非開示の決定は、前3条に定める検討、協議、調査等の結果を踏まえ、主管課において笠間市事務決裁規程(平成18年笠間市訓令第6号)等に定める権限を有する者の決裁を受けて行うものとする。この場合において、主管課は、総務課と事前に協議するものとする。
2 開示、非開示の決定の起案用紙には、次に掲げる書類を添付するものとする。
(2) 保有個人情報開示請求書
(3) 開示請求に係る個人情報の写し
(4) 決定期間を延長している場合にあっては、当該延長に係る起案文書
(5) 第三者の意見聴取を行った場合にあっては、当該意見聴取に係る書類
(6) 前各号に掲げるもののほか、開示、非開示の決定をするために必要と認める書類
3 決定通知書は、主管課が次の事項に留意して作成し、速やかに請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「開示する保有個人情報」の欄については、開示請求に係る個人情報の件名又は内容を正確に記載する。
(2) 「不開示とした部分とその理由」の欄については、法第78条各号のいずれかに該当する場合は、その該当する号の番号とともに、その理由をできる限り具体的に記載すること。ただし、同条各号の2以上に該当する場合は、その該当する号ごとに理由を記載すること。また、個人情報が存在しない場合には、個人情報の不存在と記載すること。
(3) 「開示の実施の方法等」の欄の「開示の実施の方法等」については、閲覧又は写しの交付等の請求者の希望した方法を記載するものとする。
(4) 「開示の実施の方法等」の欄の「事務所における開示を実施することができる日時」については、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮した期間及び通常の勤務時間内の時間を指定すること。この場合において、主管課は請求者と事前に電話等により打合せをするなどして、請求者の都合のよい日時を指定するものとする。
(5) 「開示する保有個人情報」の欄の「事務所における開示を実施することができる場所」については、原則として主管課において行うものとする。ただし、主管課が特に必要があると認める場合は、総務課と協議の上開示を行う場所を別に定めることができる。
(決定期間の延長)
第20条 主管課は、請求書を受理した日から起算して30日以内に、開示、非開示の決定をすることができないことが明らかになったときは、請求書を受理した日から起算して60日を限度として、当該決定期間を延長するものとする。この場合において、主管課は次の事項に留意し、速やかに保有個人情報開示決定等期限延長通知書(規則様式第6号)を作成し、請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(1) 「開示請求に係る保有個人情報の名称等」の欄については、開示請求のあった個人情報の件名又は内容を記載すること。
(2) 「延長後の期間」の欄については、請求書を受理した日から起算して60日目に相当する日を記載すること。
(開示の実施)
第21条 個人情報の開示は、次のとおり行うものとする。
(1) 個人情報の開示は、あらかじめ決定通知書により指定した日時及び場所で行うものとする。
(2) 個人情報の開示を実施するときは、原則として主管課の職員及び担当職員が立ち会うものとする。
(3) 開示を実施する前に、開示を受ける者に決定通知書の提示を求めるとともに、開示請求を受け付ける際と同様の方法により、当該個人情報に係る本人又はその代理人であることの確認に必要な書類の提出又は提示を求め、その内容を確認するものとする。
(4) 主管課の職員は、決定通知書に記載された個人情報と請求者が請求した個人情報が一致すること及び個人情報の開示の方法並びに写しの交付については、その数量及び写しの作成箇所等を請求者に対して確認の上、開示を行うものとする。この場合において、請求者の求めに応じて可能な範囲で説明をするものとする。
(5) 請求者が当初閲覧のみを希望した場合であっても、開示の当日に写しの交付を希望した場合には、請求書及び決定通知書等の記載内容に補正を施し、写しを交付するものとする。
(6) 主管課の職員は、請求者が指定した日時に指定した場所に来なかったときは、請求者と連絡をとり調整の上、別の日時に個人情報の開示を行うものとする。この場合においては、新たな決定通知書は送付しないものとする。
(7) 個人情報の閲覧に当たって、請求者が当該個人情報を改ざんし、若しくは汚損し、又は破損するおそれがあるときは、閲覧を中止させ、又は禁止することができる。
(開示の方法)
第22条 個人情報の開示の方法は、次のとおりとする。
(1) 閲覧の方法は、次のとおりとする。
ア 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)については、その原本を閲覧に供すること。ただし、当該個人情報が汚損し、又は破損するおそれがあるとき、法第79条の規定による部分開示を行うときは、あらかじめ主管課が作成した文書等の写しを閲覧に供するものとする。
イ 磁気テープその他これらに類するものについては、録音テープ、録画テープ、その他これらに類する録音、録画するための記録媒体をテープレコーダー及びビデオデッキ等の機器により視聴に供するものとする。
(2) 写しの交付の方法は、次のとおりとする。
ア 個人情報の写しは、主管課において作成し、交付するものとする。
イ 文書等の写しについては、その原本を複写機で複写すること。ただし、前号アただし書に該当するときは、文書等の原本を複写したものを更に複写機により複写するものとする。
(3) 法第79条に規定する個人情報の部分開示を行う場合は、次のとおりとする。
ア 開示する部分と非開示とする部分とが別々のページに記録されているときは、当該非開示とする情報が記録されているページを除いて開示するものとする。
イ 開示する部分と非開示とする部分とが同一のページに記録されているときは、当該非開示とする情報を覆って複写したものを開示する。
(費用の徴収)
第23条 個人情報の開示に係る費用の徴収事務は、原則として主管課において行うものとする。
2 主管課の職員は、個人情報の写しの交付を行う際に、当該情報の写しの作成に要する費用を請求者から徴収した後に、当該情報の写しと領収書を交付するものとする。
(訂正等の請求に対する決定の事務手続)
第24条 個人情報の訂正及び利用停止の請求(以下「訂正等の請求」という。)に係る請求書の送付を受けた主管課は、文書事務規程に定める手続に従い処理するものとする。
2 主管課は、請求に係る個人情報について、請求者が提出した請求内容を証明する書類等を参考に、関係書類等の確認、関係者への事情聴取等の方法により、その内容の正誤又は収集、取扱い等の事実関係について調査するものとする。
3 主管課は、前項の場合において、明らかに当該請求を承諾することができる場合を除き、総務課及び関係課と協議するものとする。
4 訂正等の請求に係る個人情報に、第三者に関する情報が含まれている場合における当該第三者からの意見聴取等の調査については、開示請求に対する決定の事務手続に準じて行うものとする。
5 主管課は、訂正等の請求に係る請求書の提出があった日から起算して30日以内に、当該請求に対する決定をすることができないことが明らかになったときは、請求書(規則様式第14号)を受理した日から起算して60日を限度として当該決定期間を延長するものとする。なお、当該延長の手続については、開示請求に対する決定の事務手続に準じて行うものとする。
(訂正等の請求に対する決定)
第25条 訂正等の請求に対する決定は、開示請求に係る決定に準じた方法により行うものとする。
2 訂正等の請求に対する決定の起案用紙には、次に掲げる書類を添付するものとする。
(2) 当該請求に係る請求書
(3) 当該請求に係る個人情報の写し
(4) 決定期間を延長している場合にあっては、当該延長に係る起案文書
(5) 第三者の意見聴取を行った場合にあっては、当該意見聴取に係る書類
(6) 前各号に掲げるもののほか、当該決定をするために必要と認める資料
3 決定通知書は、主管課が次の事項に留意し作成するものとする。
(1) 「訂正請求に係る保有個人情報の名称等」の欄については、訂正等の請求があった個人情報の名称等を正確に記載すること。
(2) 「訂正請求の趣旨」の欄については訂正請求の趣旨を正確に記載すること。
(3) 「訂正決定をする内容及び理由」の欄については、その理由をできる限り具体的に記載する。
(訂正の実施)
第26条 主管課は、個人情報を訂正する旨の決定を行ったときは、速やかに、次の方法により訂正請求に係る個人情報の訂正を行うものとし、個人情報の内容並びに記録媒体の種類及び性質に応じ適切な方法により行うものとする。
(1) 誤った個人情報を完全に消去した上で、事実に合致した個人情報を新たに記録する。
(2) 誤った個人情報が記録されている部分を二重線で抹消し、余白に事実に合致した個人情報を朱書等で記載する。
(3) 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記載する。
2 主管課は、訂正を行った個人情報の目的外利用等をしている課等があるときは、当該目的外利用等を行っている課等に対し訂正の内容を通知するとともに当該内容の訂正を依頼するものとする。
(利用停止の実施)
第27条 主管課は、個人情報の利用停止の決定をしたときは、当該個人情報の目的外利用等を行っている課等に対し、速やかに、その旨を通知するとともに、当該個人情報の返還、廃棄又は削除を依頼するものとする。
(訂正等の実施等の通知)
第28条 主管課は、当該訂正等の請求に係る事項を実施したとき又は非承諾の決定をしたときは、速やかに、当該請求に対する決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(審査請求の受付等)
第29条 個人情報の開示等の請求に対する決定について、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定に基づく審査請求があった場合は、次の事項に留意して、総務課がその受付を行うものとする。
(1) 審査請求ができる者は、法第82条、第93条及び第101条の規定により決定通知書の送付を受けた者であるので、これを確認すること。
(2) 口頭により審査請求があった場合は、行政不服審査法第19条により書面によらなければならない旨説明すること。
(3) 審査請求書を受け付ける場合は、次の記載事項を確認すること。なお、審査請求書の記載事項に不備があるときは、審査請求人に、その補正を求めること。
ア 審査請求年月日が記載してあること。
イ 審査請求人の住所、氏名及び年齢が記載されていること。
ウ 法人の代表者等又は審査請求人の代理人である場合は、その住所、氏名等を記載してあるとともに、その資格を証明する書面が添付されていること。
エ 審査請求に係る処分が記載してあること。
オ 審査請求に係る処分があったことを知った、年月日が記載してあること。
カ 審査請求の趣旨及び理由が記載してあること。
キ 処分庁の教示の有無及びその内容が記載してあること。
(4) 審査請求書に不備がない場合は、これを受け付け、その写しを総務課に保管し、原本は直ちに主管課に送付すること。
(審査請求書の送付を受けた主管課の事務)
第30条 主管課は、総務課から審査請求書を送付されたときは、文書事務規程に規定する手続に従い当該審査請求書を受理し、審査請求が適法であるかどうか再度確認するものとする。
2 主管課は、審査請求が不適法であるときは、実施機関の長の決裁を経て却下の決定を行い、却下の決定書を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
3 主管課は、審査請求を容認する場合は、次のとおり処理するものとする。
(1) 個人情報の開示請求の場合にあっては、開示の日時の協議、調整を行い、又訂正等の請求の場合にあっては、その実施を行い、審査請求人等に対し、速やかに通知をし、その写しを総務課に送付すること。この場合において、主管課は、決定通知書を再度交付するものとする。
(2) 当該情報に関し、第三者の意見聴取を行った場合は、当該第三者へ通知すること。この場合において、2週間程度置いた日を審査請求に対する実施日として調整し、決定通知書に記載すること。
(1) 審査請求書の写し
(2) 開示等の請求に係る請求書の写し
(3) 開示等の請求に係る決定通知書の写し
(4) 開示等の請求のあった個人情報の写し
(5) 前各号に定めるもののほか、審査請求に対する審議をするために必要と認める書類
(審査会への書類の提出等)
第32条 主管課は、審査会から意見若しくは説明又は書類の提出を求められたときは、その求めに応じなければならない。
(審査請求に対する裁決等)
第33条 主管課は、審査会から答申があったときは、遅滞なく、かつ、当該答申を最大限に尊重して、審査請求に対する裁決を行うものとする。
2 主管課は、前項に規定する裁決をしたときは、速やかに、審査請求人に対し裁決書の謄本及び審査会の答申書の写しを送付するものとする。この場合において、主管課は、当該裁決書等の写しを総務課に送付するものとする。
(苦情の処理)
第34条 個人情報の取扱いに関する苦情については、主管課又は総務課で受け付けるものとする。
2 苦情の受付に当たっては、当該苦情の趣旨、内容等を十分聴取し、苦情の内容が他の制度により対応すべきものであるときは、その旨を説明するとともに、主管課へ案内するなど適切に対応するものとする。
3 主管課は、苦情を受け付けたときは、関係書類等の確認及び関係者への事情聴取等を行うなどの方法により事実関係を把握し、必要に応じ関係機関と連絡を取るなど、迅速かつ適切な処理を行うものとする。
(その他)
第36条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
