(趣旨)

第1条　この訓令は、別に定めるものを除くほか、本市における文書事務に関し、事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(事務処理の原則)

第3条　事務の処理は、文書によって行うことを原則とし、適正かつ能率的な事務の処理を図るため、立案事由が生じたときは遅滞なく立案するとともに、回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし、いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に関し十分留意しなければならない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第4条　文書の作成に当たっては、日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いるのを原則とする。

(文書の取扱いの原則)

第5条　文書は、法令等に特別の定めがある場合を除き、当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、職務の執行等に関し、上司の許可を受けた場合はこの限りでない。

(総務課長の職責)

第6条　総務課長は、本市の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行わなければならない。

(地域課長の職務)

第7条　地域課長は、総務課長を補佐し、支所における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(課長の職責)

第8条　課長は、当該課の文書取扱責任者として、文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

(文書取扱主任)

第9条　文書の取扱いに関する事務の円滑化を図るため、課に文書取扱主任を置く。

(簿冊等の種類)

第10条　この訓令により設ける簿冊等の種別及び簿冊等を管理する者は、次のとおりである。

(文書の種類)

第11条　文書は、令達文書と一般文書とに分ける。

(公文用例)

第12条　文書の用例は、別表第1のとおりとする。

(令達番号及び文書番号)

第13条　令達文書には、第32条第1項の規定による登録番号を令達番号とし、その番号の前に市名及び令達文書の種別を冠するものとする。

(文書の日付)

第14条　施行する文書の日付は、発送の日とする。

(文書の施行者名)

第15条　文書は、市長名(委任事務に係るものにあっては、当該委任を受けた者の職氏名)をもって施行するものとする。ただし、特に必要なもの及び軽易なものについては、決裁権者の職名及び氏名又は市名をもって施行することができる。

(所管課等の表示)

第16条　施行する文書には、必要に応じ当該文書に係る事務を所管する課及び担当の名称、電話番号を当該文書の末尾に表示するものとする。

(文書等の受領)

第17条　本庁に到達した文書等は、総務課長が受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で主務課に到達した文書については、当該課において受領することができる。

(受領文書等の配付)

第18条　総務課長及び地域課長は、その受領した文書等を、課備え付けの区分箱を通じて直ちに各課に配付するものとする。この場合において、配付すべき課の明らかでない文書等については開封し、又は包装を解くことができる。

(官報及び県報の取扱い)

第19条　官報及び県報は、総務課において管理保存する。

(文書等の開封)

第20条　課長は、配付を受けた文書等について、直ちにこれを開封し、又は包装を解くものとする。この場合において、その所管に属さないものがあるときは、その旨を添えて直ちに総務課に回付しなければならない。

(文書への受付印の押印)

第21条　課長は、配付を受けた文書については、その余白に第17条第1項の規定による受領の日付をもって受付印(様式第2号)を押印するものとする。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状、その他これらに類する文書及び内容が軽易であると認められる文書についてはこの限りでない。

(文書の収受登録等)

第22条　課長は、前条の規定により受付印を押印した文書について、軽易なものを除き、次に掲げる方法により文書管理システムに登録するものとする。ただし、法令等の規定により別に定められた簿冊等への登録を要し、その処理てん末が明らかとなる文書については、当該簿冊等に登録することによって文書管理システムへの登録に替えることができる。

(課長の閲覧)

第23条　課長は、前2条の規定による所定の処理をした後、文書管理システムにより当該文書を課長の閲覧に供するものとする。ただし、前条第1項本文の規定により、簡易なものであるとして文書管理システムに登録しない文書については、必要に応じて、閲覧印(様式第5号)を押して課長の閲覧に供することができる。

(収受文書の処理方針)

第24条　課長は、前条の規定により閲覧に供された文書について、処理方針を担当グループ長に指示するものとする。この場合において、特に重要な文書については、指示する前に、市長、部長等の閲覧に供し、処理方針について指示を受けるものとし、また、他の課に関係のある重要な文書の処理については、当該関係のある課長と協議するものとする。

(事案の処理)

第25条　事案の処理は、起案をする者(以下「起案者」という。)が、電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)を行い、文書管理システムによりその内容を回議に付し、決裁を得ることによって行う。

(報告・連絡書による処理)

第26条　上司の指示若しくは命令又は会議、電話、来訪等により生じた事案に関し、報告若しくは連絡を要するものについては、報告書(様式第7号)により速やかに処理するものとする。

(電子起案による立案)

第27条　電子起案による立案にあたっては、次の要領によるほか、その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。

(合議)

第28条　起案文書は、次に掲げる順序により、事案の関係者に合議しなければならない。

(例規審査委員会への審査)

第29条　起案文書のうち、笠間市例規審査委員会規程(平成18年笠間市訓令第8号)第2条各号に該当するものについては、同規程の定めるところにより、笠間市例規審査委員会の審査に付すものとする。

(変更等)

第30条　合議を受けた者、審査をした者又は決裁権者は、起案文書の内容に変更を加えたときは、変更内容を文書管理システムに記録しなければならない。この場合において、変更を加えようとする者は、あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし、用字、用語等軽易な修正に係るものについては、この限りでない。

(決裁)

第31条　決裁権者は、すべての合議又は審査が終わった起案文書を文書管理システムにより決裁するものとし、決裁の日付を記録するものとする。

(原議書の登録)

第32条　原議書のうち、次の各号に掲げるものは、当該各号に定めるところにより登録しなければならない。

(供閲)

第33条　原議書に係る事案について了知を得ておくべき部課長等がある場合及び第28条第3項の規定による「要再回」の表示がされている場合は、当該部課長等に供閲しなければならない。

(文書の施行)

第34条　原議書は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書を行い、発送、掲示等の方法により施行しなければならない。

(施行文書の浄書)

第35条　前条第1項により施行する文書の浄書は、主務課において行うものとする。

(公印等の押印)

第36条　施行する文書のうち次に掲げるものについては、公印を押し、原議書と契印しなければならない。

(文書等の発送の方法)

第37条　文書等の発送は、郵送、運送便又は文書庁外使送(以下「使送」という。)により行うものとする。

(電子メールの利用)

第38条　文書事務に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(対象機関等)

第39条　電子メールによる施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(電子メールの収受及び処理)

第40条　各係において、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書と特定されるものについては、文書管理システムに登録した後、課長の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な文書等で収受登録をする必要がないと課長が認めるものについては、この限りでない。

(電子メールを利用する文書の施行)

第41条　電子メールを利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(その他)

第42条　本章に定めるもののほか、電子メール利用に関し必要な事項を別に定める。

(電子文書の整理及び保存)

第43条　電子文書は、主務課において定める文書分類表(様式第14条)に従い分類し、文書管理システムにより整理し、保存するものとする。

(未完結文書の保管)

第44条　文書(電子文書を除く。以下この章において同じ。)のうち、未完結文書は、取扱者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の整理及び編さん)

第45条　処理の完結した文書及び帳簿(以下「完結文書」という。)は、主務課において定める文書分類表(様式第14号)及び別表第2に定める種別(法令により定めのあるものを除く。)に従い、次の各号に定めるところにより課長が決定し、整理及び編さんするものとする。なお、この場合において、その種別が明らかでないものは、あらかじめ総務課長に協議しなければならない。

(種別及び保存年限)

第46条　完結文書及び電子文書の種別及び保存年限は、法令により定めのあるものを除き別表第2のとおりとする。

(文書の保管)

第47条　編さんした完結文書は、完結年次の翌年度1年間を課等備付けの書棚において保管するものとする。ただし、課長において必要と認めるときは、総務課長と合議の上、その期間を延長又は短縮することができる。

(文書の置換え)

第48条　前条の期間を経過した完結文書は、課長が保存種別ごとに箱詰めを行い、所定の書庫及び書棚に整理保存するとともにその結果を総務課長に報告しなければならない。ただし、秘密文書及び日常の事務処理上必要なものは、総務課長と合議の上、課備付けの書棚に保管することができる。

(文書の廃棄)

第49条　課長は、保存文書(電子文書を含む。)で保存年限を経過したものは、決裁の上、廃棄の措置を講じるとともにその結果を総務課長へ報告しなければならない。ただし、課長において必要と認めるときは、総務課長と合議の上、保存年限の延長を行うことができる。

(書庫の保全)

第50条　書庫(書庫内に設置されている書棚を含む。以下同じ。)は、常に清潔を保ち、そ害、虫害及び湿害並びに火気に注意しなければならない。

(保存文書の閲覧)

第51条　職員は、保存文書の閲覧をしようとするときは、当該書庫の管理者が保管する保存書庫利用簿(様式第22号)に必要事項を記載して、その許可を受けなければならない。

(保存文書閲覧上の注意事項)

第52条　保存文書の閲覧者は、当該保存文書について書類を抜き取り、書き換え、訂正してはならない。

(保存文書の貸出し)

第53条　職員は、保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存書庫利用簿に必要事項を記載し、当該書庫の管理者の許可を受けなければならない。

(保存文書の返還)

第54条　閲覧者は、閲覧の終わった保存文書を速やかに書庫に返還しなければならない。

(委員会等の保存文書)

第55条　市議会、委員会及び委員の事務部局の保存文書の保管を依頼されて、保管する場合は、この訓令の例による。