○笠間市文書事務規程

平成18年3月19日

訓令第7号

目次

第1章 総則(第1条―第10条)

第2章 公文例式(第11条―第16条)

第3章 受領・配付・収受(第17条―第24条)

第4章 起案・回議・決裁等(第25条―第33条)

第5章 浄書・公印等の押印・発送(第34条―第37条)

第6章 電子メールの利用に関する特例(第38条―第42条)

第7章 整理・保管・保存・廃棄(第43条―第55条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めるものを除くほか、本市における文書事務に関し、事務処理の適正かつ能率的な運営を図るため必要な事項を定めるものとする。

(用語)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 課 笠間市行政組織規則(平成18年笠間市規則第3号)第4条に規定する課及び施設をいう。

(2) 部長 笠間市行政組織規則第9条に規定する部長をいう。

(3) 課長 笠間市行政組織規則第9条に規定する課長、所長及び園長をいう。

(4) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した公文書(帳票、図面、フィルム、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)を含む。)であって、職員が組織的に用いるものとして、市が保有しているものをいう。

(5) 電子文書 電磁的記録のうち、次号の文書管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(6) 文書管理システム 文書の収受、起案、決裁、保存その他の文書の管理を総合的に行うための情報処理システムをいう。

(7) 総合行政ネットワーク 国及び地方公共団体の組織内ネットワークを相互に接続した情報通信ネットワークをいう。

(8) 決裁 笠間市事務決裁規程(平成18年笠間市訓令第6号)の規定により、事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が当該事案の処理内容について最終的な意思決定を行うことをいう。

(9) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため、決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。

(10) 合議 決裁に先立ち、当該事案に関連する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において、起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。

(11) 供閲 当該事案の内容について関係機関の了知を得ておくことが事案の処理上便宜であると認められる場合において、当該事案に係る決裁が終わった起案文書(以下「原議書」という。)又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。

(平28訓令19・令2訓令5・一部改正)

(事務処理の原則)

第3条 事務の処理は、文書によって行うことを原則とし、適正かつ能率的な事務の処理を図るため、立案事由が生じたときは遅滞なく立案するとともに、回議又は合議に必要かつ十分な期間をあらかじめ確保することとし、いやしくも処理期限を経過することのないよう文書の進行管理に関し十分留意しなければならない。

(文書の用紙規格及び文書記述の原則)

第4条 文書の作成に当たっては、日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いるのを原則とする。

2 文書は、左横書きとする。ただし、法令等に特別の定めのある場合又は総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が特に認めた場合は、この限りでない。

3 文書の作成に当たって用いる漢字、仮名遣い等は、次の各号によるものとし、その表現は正確かつ簡明に行い、用字は読みやすく、かつ、印字、ペン書きその他容易に消失しない方法を用いて記録し、又は記載しなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(平23訓令8・令2訓令5・一部改正)

(文書の取扱いの原則)

第5条 文書は、法令等に特別の定めがある場合を除き、当該文書に係る事案の関係職員以外の者に示し、内容を告げ、若しくは写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、職務の執行等に関し、上司の許可を受けた場合はこの限りでない。

(総務課長の職責)

第6条 総務課長は、本市の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行わなければならない。

2 総務課長は、この訓令に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書管理に関する研修に関すること。

(2) 本庁における文書の受領・配付・発送に関すること。

(3) 本庁における書庫の管理に関すること。

(4) 文書分類の管理に関すること。

(5) 各種目録の管理に関すること。

(6) 文書管理システムの管理に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(令2訓令5・一部改正)

(地域課長の職務)

第7条 地域課長は、総務課長を補佐し、支所における文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するとともに、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 支所における文書の受領・配付・発送に関すること。

(2) 支所における書庫の管理に関すること。

(3) 前2号に掲げるもののほか、支所の文書の取扱いに関すること。

(平23訓令8・一部改正)

(課長の職責)

第8条 課長は、当該課の文書取扱責任者として、文書事務の管理を適正かつ能率的に遂行しなければならない。

2 課長は、この訓令に別に定めるもののほか、次の各号に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書、郵便等により送付された書類及び運送小荷物(以下「文書等」という。)の収受及び配付に関すること。

(2) 起案文書の決裁区分、回議先及び合議先の審査に関すること。

(3) 起案文書についての違法性、不当性、違式の有無その他の内容の審査及び調整に関すること。

(4) 起案文書の文章及び用字用語の調整に関すること。

(5) 文書の処理の促進に関すること。

(6) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(7) 文書事務の改善指導に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(平20訓令4・一部改正)

(文書取扱主任)

第9条 文書の取扱いに関する事務の円滑化を図るため、課に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、当該課の職員の中から課長が指名するものとする。

3 課長は文書取扱主任を指名したときは、直ちにその者の職名及び氏名を総務課長に報告するものとする。

4 文書取扱主任は、課長の指示を受けて、課長の行う事務を補佐するものとする。

(簿冊等の種類)

第10条 この訓令により設ける簿冊等の種別及び簿冊等を管理する者は、次のとおりである。

簿冊等の種別

簿冊等の管理者

名称

根拠規定

令達番号簿

第32条第1項第1号

課長

公示登録簿

第32条第1項第2号

指令登録簿

第32条第1項第3号

議案等整理簿

第32条第1項第4号

特殊郵便受付簿

第18条第2項

公印保管者印

簿冊目録

廃棄簿冊目録

第36条第4項

保存書庫利用簿

 

総務課長・地域課長・支所を除く施設の課長

文書経由簿

第22条第4項

課長

受付印

第21条

経由印

第22条第4項

閲覧印

第23条

文書件名簿

第32条第1項第5号

(平23訓令8・一部改正、令2訓令5・旧第11条繰上・一部改正、令6訓令2・一部改正)

第2章 公文例式

(文書の種類)

第11条 文書は、令達文書と一般文書とに分ける。

2 令達文書の種別は、次の各号に掲げるとおりとし、その定義はそれぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。

(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。

(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。

(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。

(5) 指令 特定の者に対し、法令の規定又は職務上の権限に基づき、許可、認可、命令等の処分を内容とするものをいう。

(6) 訓令 所属の機関に対して命令するもので、公示するものをいう。

(7) 内訓 所属の機関に対して命令するもので、公示しないもの及び所属の職員に対して命令するものをいう。

(8) 諮問 法令の規定に基づき、公の機関又は団体に対しその意見を求めるものをいう。

3 一般文書は、令達文書以外の文書とする。

(令2訓令5・旧第12条繰上)

(公文用例)

第12条 文書の用例は、別表第1のとおりとする。

(令2訓令5・旧第13条繰上)

(令達番号及び文書番号)

第13条 令達文書には、第32条第1項の規定による登録番号を令達番号とし、その番号の前に市名及び令達文書の種別を冠するものとする。

2 一般文書には、第32条第1項第5号の規定による登録番号を文書番号とし、その番号の前に記号として市名の頭文字及び課を表示する記名を冠するものとする。ただし、市を経由して国、県等に進達する文書であって副申又は説明を要しないもの(以下「経由文書」という。)については、第22条第4項の規定による登録番号を文書番号とし、記名は冠さないものとする。

(令2訓令5・旧第14条繰上・一部改正)

(文書の日付)

第14条 施行する文書の日付は、発送の日とする。

(令2訓令5・旧第15条繰上)

(文書の施行者名)

第15条 文書は、市長名(委任事務に係るものにあっては、当該委任を受けた者の職氏名)をもって施行するものとする。ただし、特に必要なもの及び軽易なものについては、決裁権者の職名及び氏名又は市名をもって施行することができる。

2 庁内文書は、事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。ただし、職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

(令2訓令5・旧第16条繰上)

(所管課等の表示)

第16条 施行する文書には、必要に応じ当該文書に係る事務を所管する課及び担当の名称、電話番号を当該文書の末尾に表示するものとする。

(令2訓令5・旧第17条繰上)

第3章 受領・配付・収受

(文書等の受領)

第17条 本庁に到達した文書等は、総務課長が受領する。ただし、課の所管事務に係る文書で主務課に到達した文書については、当該課において受領することができる。

2 支所に到達した文書等は、地域課長が受領する。

3 支所を除く施設に到達した文書等は、課長が受領する。

4 料金の未払又は不足の文書等は、公務に関するものと認められるものに限り、その未払又は不足の料金を負担して受領することができる。

5 市の所管に属さない文書等が到達したときは、総務課において返送又は転送の手続を取るものとする。

(平20訓令4・平23訓令8・一部改正、令2訓令5・旧第18条繰上)

(受領文書等の配付)

第18条 総務課長及び地域課長は、その受領した文書等を、課備え付けの区分箱を通じて直ちに各課に配付するものとする。この場合において、配付すべき課の明らかでない文書等については開封し、又は包装を解くことができる。

2 前項の規定にかかわらず、書留、配達証明、内容証明、特別送達等の取扱いをされたものについては、特殊郵便受付簿(様式第1号)に記載の上各課に配付し、受領した者の確認を受ける。

3 2以上の課に関係がある文書は、もっとも関係の深い課に配付するものとし、配付を受けた課は所定の手続を終了した後に関係する課に当該文書の写しを配付するものとする。

(平23訓令8・一部改正、令2訓令5・旧第19条繰上、令3訓令1・一部改正)

(官報及び県報の取扱い)

第19条 官報及び県報は、総務課において管理保存する。

(令2訓令5・旧第21条繰上)

(文書等の開封)

第20条 課長は、配付を受けた文書等について、直ちにこれを開封し、又は包装を解くものとする。この場合において、その所管に属さないものがあるときは、その旨を添えて直ちに総務課に回付しなければならない。

(令2訓令5・旧第22条繰上)

(文書への受付印の押印)

第21条 課長は、配付を受けた文書については、その余白に第17条第1項の規定による受領の日付をもって受付印(様式第2号)を押印するものとする。ただし、刊行物、ポスター、あいさつ状、その他これらに類する文書及び内容が軽易であると認められる文書についてはこの限りでない。

(令2訓令5・旧第23条繰上・一部改正)

(文書の収受登録等)

第22条 課長は、前条の規定により受付印を押印した文書について、軽易なものを除き、次に掲げる方法により文書管理システムに登録するものとする。ただし、法令等の規定により別に定められた簿冊等への登録を要し、その処理てん末が明らかとなる文書については、当該簿冊等に登録することによって文書管理システムへの登録に替えることができる。

(1) 収受日等の必要な事項及び収受文書を登録し、収受番号を取得すること。

(2) 電磁的記録でない収受文書のうち、電磁的記録に変換が可能なものは、スキャナ等により当該変換をした上で前号の登録をすること。

(3) 電磁的記録でない収受文書が、文書の性質、形状等により、前号の変換になじまないときは、同号の変換を行わず、収受日等の必要な事項を登録し、収受番号を取得すること。

2 前項第2号の規定により処理を行った場合は、当該電磁的記録を原本とみなし、当該電磁的記録の元となった文書は、法令等の規定により、又は文書の性質上廃棄できないものを除き廃棄するものとする。

3 課長は、到達文書のうち訴訟、訴願、審査請求等その収受日時が権利若しくは効力の得喪又は変更に関係のある文書については、前2項の規定により取り扱うほか、到着時刻を記入するものとする。

4 経由文書は、経由印(様式第3号)を押し、文書経由簿(様式第4号)に登録し、前3項の規定に準じて取り扱うこと。

5 文書の収受番号及び文書経由簿の登録番号は、会計年度をもって更新するものとする。

(平28訓令19・一部改正、令2訓令5・旧第24条繰上・一部改正)

(課長の閲覧)

第23条 課長は、前2条の規定による所定の処理をした後、文書管理システムにより当該文書を課長の閲覧に供するものとする。ただし、前条第1項本文の規定により、簡易なものであるとして文書管理システムに登録しない文書については、必要に応じて、閲覧印(様式第5号)を押して課長の閲覧に供することができる。

(令2訓令5・旧第25条繰上・一部改正)

(収受文書の処理方針)

第24条 課長は、前条の規定により閲覧に供された文書について、処理方針を担当グループ長に指示するものとする。この場合において、特に重要な文書については、指示する前に、市長、部長等の閲覧に供し、処理方針について指示を受けるものとし、また、他の課に関係のある重要な文書の処理については、当該関係のある課長と協議するものとする。

2 担当グループ長は、前項の規定により指示を受けたときは、直ちに処理しなければならない。ただし、直ちに処理できないやむを得ない事由があり、あらかじめ課長の承認を受けたときは、この限りでない。

(令2訓令5・旧第26条繰上・一部改正)

第4章 起案・回議・決裁等

(事案の処理)

第25条 事案の処理は、起案をする者(以下「起案者」という。)が、電子起案(文書管理システムに事案の内容その他所要事項を入力し、電子決裁を受けるための起案をいう。以下同じ。)を行い、文書管理システムによりその内容を回議に付し、決裁を得ることによって行う。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げる事案については、電子起案の方法によらずに、総務課長が指定するシステムを用いて起案をすることができる。この場合において、当該システムにより決裁権者の承諾を得ることにより、第31条に規定する決裁に代えることができる。

(1) 庁内への照会、通知、申請等で簡易なもの

(2) 簡易な案件として課長が特に認めるもの

3 起案文書のうち重要な事案に係るものについて、市長又は副市長の決裁を求めるときは、課長が自ら説明することを原則とする。

(令2訓令5・旧第27条繰上・一部改正)

(報告・連絡書による処理)

第26条 上司の指示若しくは命令又は会議、電話、来訪等により生じた事案に関し、報告若しくは連絡を要するものについては、報告書(様式第7号)により速やかに処理するものとする。

(令2訓令5・旧第28条繰上・一部改正)

(電子起案による立案)

第27条 電子起案による立案にあたっては、次の要領によるほか、その様式に従い必要な事項を記載しなければならない。

(1) 決裁区分の記号については、決裁権者が市長であるものを「甲」、副市長であるものを「乙」、部長であるものを「丙」、課長であるものを「丁」、施設長であるものを「戊」とし、該当する記号を記載すること。

(2) 合議先を記載すること。

(3) 題名欄には、立案の内容が容易に把握できる簡潔な題名を表示すること。この場合において、当該題名の次に「(伺い)」と表示すること。

(4) 一般文書のうち発送するものについては、当該文書の内容により「(通達)」、「(依命通達)」、「(通知)」、「(指示)」、「(協議)」、「(照会)」、「(依頼)」、「(回答)」、「(報告)」、「(申請)」、「(副申)」、「(進達)」又は「(送付)」と題名の次に表示すること。ただし、これらの区分により難いものについては適宜の表示を用い、又は表示しないことができる。

(5) 必要に応じて立案の基礎となった関係書類を添えるほか、参考となるべき事項(法令等の根拠、経過の概要等)を付記し、又は添付すること。

2 起案文書のうち次の各号に掲げる事案は、文書管理システムにより当該各号に定める表示をしなければならない。

(1) 庁議において決定済みのもの 「庁議済」

(2) 第29条の規定によるもの 「例規」

(3) 秘密に属するもの 「秘密」

(4) 重要なもの 「重要」

(令2訓令5・旧第29条繰上・一部改正)

(合議)

第28条 起案文書は、次に掲げる順序により、事案の関係者に合議しなければならない。

(1) 他のグループ長等に合議するときは、主務グループ長等の審査後とする。

(2) 他の課長に合議するときは、主務課長の審査後とする。

(3) 他の部長に合議するときは、主務部長の審査後とする。

2 重要又は秘密を要する文書は、主務課長又は起案者が自ら説明の上、合議しなければならない。

3 合議を受けた起案文書の結果を知ろうとするときは、審査の際に文書管理システムにより「要再回」と記録するものとする。

(令2訓令5・旧第30条繰上・一部改正)

(例規審査委員会への審査)

第29条 起案文書のうち、笠間市例規審査委員会規程(平成18年笠間市訓令第8号)第2条各号に該当するものについては、同規程の定めるところにより、笠間市例規審査委員会の審査に付すものとする。

(令2訓令5・旧第31条繰上)

(変更等)

第30条 合議を受けた者、審査をした者又は決裁権者は、起案文書の内容に変更を加えたときは、変更内容を文書管理システムに記録しなければならない。この場合において、変更を加えようとする者は、あらかじめその旨を起案者に連絡しなければならない。ただし、用字、用語等軽易な修正に係るものについては、この限りでない。

2 前項の規定により起案文書の内容に変更を生じたときは、起案者は、その変更前の合議又は審査に係る関係者にその旨を連絡しなければならない。廃棄又は保留になったときも、同様とする。

3 合議を受けた者又は審査をした者は、起案文書について意見があるときには、文書管理システムにより意見を記録することにより、決裁権者の参考に資するための措置を講ずることができる。

(令2訓令5・旧第32条繰上・一部改正)

(決裁)

第31条 決裁権者は、すべての合議又は審査が終わった起案文書を文書管理システムにより決裁するものとし、決裁の日付を記録するものとする。

2 前項の場合において、決裁権者は、合議又は審査の過程において当該起案文書に変更又は意見が加えられたときは、所定の調整を行うものとする。

(令2訓令5・旧第33条繰上・一部改正)

(原議書の登録)

第32条 原議書のうち、次の各号に掲げるものは、当該各号に定めるところにより登録しなければならない。

(1) 条例、規則、訓令、内訓、諮問 総務課において令達番号簿(様式第8号)に登録する。

(2) 告示、公告 総務課において公示登録簿(様式第9号)に登録する。

(3) 指令 総務課において指令登録簿(様式第10号)に登録する。

(4) 議会に提出する議案等 総務課において議案等整理簿(様式第11号)に登録する。

(5) 一般文書で次に掲げる以外のもの 主務課において文書管理システムにより文書件名簿(様式第12号)に登録する。

 庁内一般に発する内部的なもの

 郵便はがき(重要なものを除く。)及び電報によるもの

 登録することが不適当であると認められるもの

 その他内容が軽易であると認められるもの

2 前項第1号に規定する条例の登録に当たっては、笠間市公告式条例(平成18年笠間市条例第3号)第2条第1項の定めるところにより、総務課において市長の署名を受けなければならない。

3 第1項第1号及び第2号に規定するもののうち、条例、規則、訓令、内訓、告示についての原議書は総務課長が保管するものとする。

4 第1項各号に規定するものの登録番号は、次に示す方法により更新するものとする。

簿冊名

登録番号の更新

令達番号簿

暦年により更新する

公示登録簿

指令登録簿

議案等整理簿

文書件名簿

会計年度により更新する

(令2訓令5・旧第34条繰上・一部改正、令6訓令2・一部改正)

(供閲)

第33条 原議書に係る事案について了知を得ておくべき部課長等がある場合及び第28条第3項の規定による「要再回」の表示がされている場合は、当該部課長等に供閲しなければならない。

(令2訓令5・旧第35条繰上・一部改正)

第5章 浄書・公印等の押印・発送

(文書の施行)

第34条 原議書は、特に指示のある場合を除き、直ちに浄書を行い、発送、掲示等の方法により施行しなければならない。

2 文書を施行した場合には、文書管理システムにより施行日を記録するものとする。

(令2訓令5・旧第36条繰上・一部改正)

(施行文書の浄書)

第35条 前条第1項により施行する文書の浄書は、主務課において行うものとする。

2 第27条第2項第2号に掲げる事案にあっては、浄書した原稿1部を総務課長に提出しなければならない。

(令2訓令5・旧第37条繰上・一部改正)

(公印等の押印)

第36条 施行する文書のうち次に掲げるものについては、公印を押さなければならない。

(1) 市又は相手方の権利義務に重大な影響を及ぼすもの

(2) 市が特定の事実を証明するために交付するもの

(3) 法令の規定により公印を押さなければならないもの

(4) その他公印を押さざるを得ない特別な事情があると認められるもの

2 前項の規定にかかわらず、市長が別に定める場合においては、公印の押印を省略することができる。

3 公印の押印を省略したときは、発信者名の下部に公印の押印を省略した旨を記載するものとする。

4 公印の押印は、原議書を笠間市の公印に関する規程(平成18年笠間市訓令第9号)第2条に規定する公印保管者に提示し、浄書した文書が原議書と相違ないことの確認を受け、公印保管者印(様式第13号)の押印を受けた上、行わなければならない。

(令2訓令5・旧第38条繰上・一部改正、令6訓令2・一部改正)

(文書等の発送の方法)

第37条 文書等の発送は、郵送、運送便又は文書庁外使送(以下「使送」という。)により行うものとする。

2 前項の場合において、文書等の発送は、主務課において封かんし、又は包装した後、あて先に応じ、総務課又は地域課に回付し、総務課又は地域課において午後4時に行うものとする。ただし、特別の事情がある場合は、あらかじめ総務課長の承認を得て、主務課において郵送により発送することができる。

3 前2項の規定にかかわらず、総務課又は主務課において使送し、若しくは会議において配付する等により文書等を発送することができる。

(平23訓令8・一部改正、令2訓令5・旧第40条繰上)

第6章 電子メールの利用に関する特例

(電子メールの利用)

第38条 文書事務に関する事項のうち、施行及び収受に係るものについては、総務課長が指定するシステムで運用される電子メールを利用することができる。

(平30訓令3・一部改正、令2訓令5・旧第42条繰上・一部改正)

(対象機関等)

第39条 電子メールによる施行文書の相手方は、総合行政ネットワークが接続された機関及び電子メールを利用して施行することについて同意を得た機関等とする。

(令2訓令5・旧第44条繰上・一部改正)

(電子メールの収受及び処理)

第40条 各係において、電子メールの利用に係る送受信装置で受信したもののうち、文書と特定されるものについては、文書管理システムに登録した後、課長の閲覧に供するものとする。ただし、軽易な文書等で収受登録をする必要がないと課長が認めるものについては、この限りでない。

2 課長は、前項の規定により閲覧に供された文書を第3章に規定する方法により処理するものとする。

(令2訓令5・旧第45条繰上・一部改正)

(電子メールを利用する文書の施行)

第41条 電子メールを利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。

(平30訓令3・一部改正、令2訓令5・旧第47条繰上・一部改正)

(その他)

第42条 本章に定めるもののほか、電子メール利用に関し必要な事項を別に定める。

(令2訓令5・旧第48条繰上)

第7章 整理・保管・保存・廃棄

(電子文書の整理及び保存)

第43条 電子文書は、主務課において定める文書分類表(様式第14条)に従い分類し、文書管理システムにより整理し、保存するものとする。

(令2訓令5・追加)

(未完結文書の保管)

第44条 文書(電子文書を除く。以下この章において同じ。)のうち、未完結文書は、取扱者において一定の場所に保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(令2訓令5・旧第49条繰上・一部改正)

(文書の整理及び編さん)

第45条 処理の完結した文書及び帳簿(以下「完結文書」という。)は、主務課において定める文書分類表(様式第14号)及び別表第2に定める種別(法令により定めのあるものを除く。)に従い、次の各号に定めるところにより課長が決定し、整理及び編さんするものとする。なお、この場合において、その種別が明らかでないものは、あらかじめ総務課長に協議しなければならない。

(1) 同一の文書分類表及び保存年限種別に属するものは、その種別又は年限ごとにこれを完結順に一括し背表紙(様式第15号)を付してとじること。なお、保存年限種別が第1種又は第2種に属する文書を整理するときは、とじられている文書の件名等を記した目次(様式第16号)を作成しなければならない。

(2) 数年分を合さんしたときは、背表紙に所属の完結年次を連記するものとする。

(3) 絵、図面、写真等で簿冊にし難いものは必要に応じ袋又は箱に納めることができる。この場合、様式第15号に定める事項を袋若しくは箱の表面に記載しなければならない。

2 帳簿は、その種別ごとに背表紙を付し、様式第15号に定める事項を記載しなければならない。

3 課長は、毎年3月末日までに当該年次に作成したつづりの件名等を保管簿冊通知書(様式第17号)により、総務課長へ報告しなければならない。

4 総務課長は、課長から報告された保管簿冊通知書の記載内容を簿冊目録(様式第18号)に登録しなければならない。

(令2訓令5・旧第50条繰上・一部改正)

(種別及び保存年限)

第46条 完結文書及び電子文書の種別及び保存年限は、法令により定めのあるものを除き別表第2のとおりとする。

2 保存年限は、完結年次以降翌年又は翌年度から起算する。なお、数年分を合さんしたつづりのときは、所属の完結年次のうち最新の完結年次の翌年又は翌年度から起算するものとする。

(令2訓令5・旧第51条繰上・一部改正)

(文書の保管)

第47条 編さんした完結文書は、完結年次の翌年度1年間を課等備付けの書棚において保管するものとする。ただし、課長において必要と認めるときは、総務課長と合議の上、その期間を延長又は短縮することができる。

(令2訓令5・旧第52条繰上)

(文書の置換え)

第48条 前条の期間を経過した完結文書は、課長が保存種別ごとに箱詰めを行い、所定の書庫及び書棚に整理保存するとともにその結果を総務課長に報告しなければならない。ただし、秘密文書及び日常の事務処理上必要なものは、総務課長と合議の上、課備付けの書棚に保管することができる。

2 総務課長は、前項における作業を行うに当たっては、簿冊保存指示書(様式第19号)を用いて課長に指示を行うものとする。

3 総務課長は、第1項において報告された内容を速やかに簿冊目録に反映させなければならない。

(令2訓令5・旧第53条繰上・一部改正)

(文書の廃棄)

第49条 課長は、保存文書(電子文書を含む。)で保存年限を経過したものは、決裁の上、廃棄の措置を講じるとともにその結果を総務課長へ報告しなければならない。ただし、課長において必要と認めるときは、総務課長と合議の上、保存年限の延長を行うことができる。

2 総務課長は、前項における作業を行うに当たっては、簿冊廃棄指示書(様式第20号)を用いて課長に指示を行うものとする。

3 前項の規定により指示する場合においては、歴史的に保存すべき文書について教育委員会と合議を行い、当該文書がある場合には、当該文書を教育委員会に引継ぎしなければならない。

4 第1項の規定により文書を廃棄する場合においては、秘密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は切断等の措置を講じなければならない。

5 第1項の規定により電子文書を廃棄する場合おいては、復元できないよう消去する方法により廃棄しなければならない。

6 総務課長は、第1項において報告された内容を速やかに簿冊目録に反映させるとともに、廃棄されたつづりの件名等について廃棄簿冊目録(様式第21号)に登録しなければならない。

(令2訓令5・旧第54条繰上・一部改正)

(書庫の保全)

第50条 書庫(書庫内に設置されている書棚を含む。以下同じ。)は、常に清潔を保ち、そ害、虫害及び湿害並びに火気に注意しなければならない。

2 書庫は、次の各号に定めるものが管理するものとする。

(1) 本庁の書庫 総務課長

(2) 支所の書庫 地域課長

(3) 支所を除く施設の書庫 当該施設の課長

(平23訓令8・一部改正、令2訓令5・旧第55条繰上)

(保存文書の閲覧)

第51条 職員は、保存文書の閲覧をしようとするときは、当該書庫の管理者が保管する保存書庫利用簿(様式第22号)に必要事項を記載して、その許可を受けなければならない。

(令2訓令5・旧第56条繰上・一部改正)

(保存文書閲覧上の注意事項)

第52条 保存文書の閲覧者は、当該保存文書について書類を抜き取り、書き換え、訂正してはならない。

2 閲覧のため書庫以外に搬出した保存文書は、庁外又は指定の場所以外に持ち出し、又は移送してはならない。ただし、課長の承認を受けた場合は、この限りでない。

3 閲覧者は、保存文書を亡失し、又はき損したときは、直ちに総務課長及び課長に連絡し、その指示を受けなければならない。

(令2訓令5・旧第57条繰上)

(保存文書の貸出し)

第53条 職員は、保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存書庫利用簿に必要事項を記載し、当該書庫の管理者の許可を受けなければならない。

(令2訓令5・旧第58条繰上)

(保存文書の返還)

第54条 閲覧者は、閲覧の終わった保存文書を速やかに書庫に返還しなければならない。

(令2訓令5・旧第59条繰上)

(委員会等の保存文書)

第55条 市議会、委員会及び委員の事務部局の保存文書の保管を依頼されて、保管する場合は、この訓令の例による。

(令2訓令5・旧第60条繰上)

この訓令は、平成18年3月19日から施行する。

(平成19年訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成20年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成19年10月1日から適用する。

(平成23年訓令第8号)

この訓令は、平成23年5月1日から施行する。

(平成28年訓令第19号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(平成30年訓令第3号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

(令和2年訓令第5号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(令和3年訓令第1号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(令和6年訓令第2号)

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。

(令2訓令5・一部改正)

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別表第2(第45条、第46条関係)

(令2訓令5・一部改正)

完結文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

 

第1種

永年保存

1 市制施行及び市制の沿革に関する文書

2 条例、規則その他例規の制定及び改廃の原本

3 市議会の議決、承認、認定若しくは同意又は市議会への報告に関する重要な文書

4 市の行政方針及び総合計画に関する文書

5 市長、副市長の事務引継に関する文書

6 市の組織の設置及び廃止に関する文書

7 事務事業の計画、決定、変更等に関する特に重要な文書

8 市域の編入、分合及び境界変更に関する文書

9 国又は県からの令達、指令及び往復文書で将来例証となる重要な文書

10 儀式、表彰及び褒賞に関する特に重要な文書

11 訴訟、不服申立て、調停、和解等に関する重要な文書

12 土地収用に関する重要な文書

13 告示及び公告で特に重要な文書

14 法律関係が10年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

15 協議、通知、届出、照会、回答等で将来例証となる特に重要な文書

16 許可、認可、承認等に関する特に重要な文書

17 職員の任用及び賞罰等に関する重要な文書

18 市有財産の取得、管理又は処分に関する重要な文書

19 予算、決算、出納その他財務に関する特に重要な文書

20 工事執行等に関する特に重要な文書(設計図書を含む。)

21 前各号に定めるもののほか、永年保存の必要があると認められる文書市議会の議決書及び議事録

第2種

10年保存

1 条例、規則その他例規の制定及び改廃の原議

2 市議会の議決、承認、認定若しくは同意又は市議会への報告に関する文書

3 事務事業の計画、決定、変更等に関する重要な文書

4 国又は県からの令達、指令及び往復文書で将来例証となる文書

5 儀式、表彰及び褒賞に関する重要な文書

6 訴訟、不服申立て、調停、和解等に関する文書

7 土地収用に関する文書

8 告示及び公告で重要な文書

9 請願、陳情等に関する重要な文書

10 法律関係が5年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

11 協議、通知、届出、照会、回答等で将来例証となる重要な文書

12 許可、認可、承認等に関する重要な文書

13 職員の任用及び賞罰等に関する文書

14 職員の服務及び給与に関する重要な文書

15 市有財産の取得、管理又は処分に関する文書

16 予算、決算、出納その他財務に関する重要な文書

17 市税等の賦課及び徴収に関する重要な文書

18 工事執行等に関する重要な文書(設計図書を含む。)

19 前各号に定めるもののほか、10年保存の必要があると認められる文書

第3種

5年保存

1 事務事業の計画、決定、変更等に関する文書

2 儀式、表彰及び褒賞に関する文書

3 告示及び公告に関する文書

4 請願、陳情等に関する文書

5 法律関係が3年を超える契約、覚書、協定その他権利義務に関する文書

6 協議、通知、届出、照会、回答等で将来例証となる文書

7 許可、認可、承認等に関する文書

8 職員の任用及び賞罰等に関する軽易な文書

9 職員の服務及び給与に関する文書

10 予算、決算、出納その他財務に関する文書

11 市税等の賦課及び徴収に関する文書

12 工事執行等に関する文書(設計図書を含む。)

13 前各号に定めるもののほか、5年保存の必要があると認められる文書

第4種

3年保存

1 協議、通知、届出、照会、回答等で軽易な文書

2 許可、認可、承認等に関する軽易な文書

3 臨時職員の任用に関する文書

4 前3号に定めるもののほか、3年保存の必要があると認められる文書

第5種

1年保存

1 協議、通知、届出、照会、回答等で特に軽易な文書

2 職員の服務及び給与に関する軽易な文書

3 予算、決算、出納その他財務に関する軽易な文書

4 市税等の賦課及び徴収に関する特に軽易な文書

5 月報、日報、日誌等の文書

6 前各号に定めるもののほか、1年保存の必要があると認められる文書

(令2訓令5・令3訓令1・一部改正)

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(令2訓令5・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第4号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第5号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第6号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・全改・旧様式第7号繰上)

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(令2訓令5・旧様式第8号繰上・一部改正、令3訓令1・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第9号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第10号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第11号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第12号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・全改・旧様式第13号繰上)

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(令2訓令5・旧様式第14号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第15号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第16号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第17号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第18号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第19号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第20号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第21号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第22号繰上・一部改正)

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(令2訓令5・旧様式第23号繰上・一部改正)

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笠間市文書事務規程

平成18年3月19日 訓令第7号

(令和6年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成18年3月19日 訓令第7号
平成19年3月27日 訓令第1号
平成20年3月13日 訓令第4号
平成23年4月28日 訓令第8号
平成28年3月31日 訓令第19号
平成30年3月28日 訓令第3号
令和2年3月31日 訓令第5号
令和3年3月23日 訓令第1号
令和6年3月27日 訓令第2号