○笠間市戸籍情報システムに係る戸籍データ等保護管理要綱
平成18年3月19日
告示第122号
(目的)
第1条 この告示は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び笠間市情報システム管理運営規程(令和元年笠間市訓令第3号。以下「情報システム管理運営規程」という。)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係る戸籍データ等に関し必要な事項を定め、戸籍データ等の適正な保護管理を行うことを目的とする。
(令5告示145・令5告示186・一部改正)
(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票及び人口動態調査票等を、磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍附票事務及び人口動態事務等の戸籍関連事務(以下「戸籍関連事務」という。)を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 戸籍データ 磁気ディスクをもって調製された戸籍又は除かれた戸籍に関する記録をいう。
(4) 戸籍データ等 データ、戸籍データ、ソフト、ドキュメント等をいう。
(5) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ等の保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市長公室市民課長、市民窓口センターかさまセンター長及び市民窓口センターいわまセンター長をもって充てる。
(令5告示145・一部改正)
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍情報システムの状態及び戸籍データ等の管理の状況について常に把握し、戸籍データ等が適正に管理されるよう努めなくてはならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムについて、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。
2 取扱責任者は、市長公室市民課戸籍グループ長、市民窓口センターかさま主査及び市民窓口センターいわま主査をもって充てる。
(令5告示145・一部改正)
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び損壊等の防止に関し、次の各号により必要な措置を講じなければならない。
(1) 戸籍情報システムの処理が可能な端末機は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
(2) 入出力されたデータは、戸籍関連事務以外に利用してはならない。
(3) 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに焼却及び裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(4) データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称及び作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却及び裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保しなければならない。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録しなければならない。
(3) 出力された帳票を破棄するときは、焼却及び裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は破棄するときには、保護管理者の許可を受けなければならない。
(パスワードの管理)
第11条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務以外の目的に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) パスワードの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) データの取扱い状況
(4) 戸籍事務室の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運営に関すること。
(端末機の操作)
第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。
3 端末機の見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(機器及びソフト等の管理)
第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修及び点検の実施)
第15条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、これを実施しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍データの安全を確保するため年1回以上の定期点検を実施するとともに、記録簿を備えこれに記録するものとする。
(守秘義務)
第16条 戸籍情報システムに関する事務に従事する者は、その事務処理について知り得た情報を漏らしてはならない。その職務を離れた後も、同様とする。
(保安基準)
第17条 この告示に定めるもののほか、データ保護に必要な事項は、情報システム管理運営規程第9条に規定する「情報セキュリティポリシー」によるものとする。
(令5告示145・一部改正)
(会議)
第18条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、市長公室長、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市長公室市民課戸籍グループにおいて処理する。
(令5告示145・一部改正)
附則
この告示は、平成18年3月19日から施行する。
附則(令和5年告示第145号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年告示第186号)
この告示は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第14条関係)
戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧
機器及びソフト等 | 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
戸籍用サーバー | 保護管理者 | ・ 施錠のできる保管室に設置 ・ 保管室の鍵の管理 | サーバーは施錠のできる保管室に設置し、保護管理者がその鍵を管理する。サーバーを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 保護管理者 | ・ パスワードによる起動 ・ システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
バックアップ用媒体 | 保護管理者 | ・ バックアップ記録リスト ・ 施錠のできる書庫 | バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のできる保管庫で管理する。 |
戸籍総合システムのアプリケーションプログラム | 保護管理者 | ・ 複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |